skontaktuj się z nami

Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych

Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych

Spółka ITFS ma obowiązek chronić udostępnione lub powierzone jej dane osobowe. Dane te są przetwarzane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Dokładamy wszelkich starań, aby dane były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym ich wykorzystaniem.

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia kim jesteśmy, dla jakich celów przetwarzamy Państwa dane osobowe, w jaki sposób je przetwarzamy, komu możemy je powierzać lub udostępnić, gdzie Państwa dane mogą być przekazywane oraz jakie prawa Państwu w związku z tym przysługują.

Gromadzenie, przetwarzanie i ochrona danych osobowych jest dokonywana przez ITFS sp. z o.o. zgodnie z poniższymi zasadami w zgodzie z przepisami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. (Dz.U.02.101.926) z uwzględnieniem regulacji polskich względem nowelizacji unijnej (RODO) z dnia 25 maja 2018 roku.

Wstęp:

ITFS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni, adres:

Al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000415274, NIP 584-272-68-52, z Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem iod@itfs.com, w dalszej części Polityki Prywatności określana jako: “my” lub „ITFS”, będzie przetwarzać Twoje dane osobowe (zwane także „informacjami”) w celach wskazanych w dalszej części tego dokumentu.

ITFS jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29.08.1997 r.  o ochronie danych osobowych (tekst jednolity w Dz. U. z 2016 roku, poz. 922)

Cele gromadzenia danych osobowych przez ITFS:

W myśl art. 6 ust. 1 ustawy, dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak: imiona, nazwiska, adresy, adresy poczty elektronicznej, numery telefonów, dane demograficzne, itp.

ITFS gromadzi dane osobowe w celach:

  1. Przedstawienia kandydatury specjalisty i zapewnienia obsady na nowo powstałe miejsca/stanowiska pracy,
  2. Wyszukiwania i przygotowania specjalistów na przyszłe miejsca/stanowiska pracy,
  3. Nawiązania współpracy podczas realizacji swoich usług,
  4. Wspierania i ułatwiania kontaktów z klientami.

Ponadto, obligujemy się do następujących czynności:

  1. Dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim, pozostającym poza kontrolą ITFS, z wyłączeniem kontrahentów przetwarzających dane w naszym imieniu dla naszych klientów i ich podwykonawców;
  2. ITFS może ujawnić dane osobowe, gdy jest to wymagane bezwzględnie przez obowiązujące przepisy prawa lub w związku z postępowaniem sądowym;
  3. Osoby trzecie, nie będące upoważnionymi pracownikami ITFS, nie mają dostępu do zgromadzonych danych osobowych;
  4. Użytkownik ma prawo do wglądu, poprawienia, aktualizacji, bądź przeniesienia swoich danych osobowych;
  5. Przetwarzanie danych osobowych zostanie zaprzestane niezwłocznie, na życzenie użytkownika;
  6. ITFS zobowiązuje się do udzielenia możliwie najszybszej odpowiedzi na pytania dotyczące polityki ochrony danych osobowych użytkownika.

Przetwarzamy dane osobowe w powyższych celach:

1. Pilnując, by dane były zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,

ponadto

2. Opierając się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych udzielonej podczas aplikowania przez formularz na stronie internetowej www.itfs.com/aplikuj bądź w formie pisemnego oświadczenia, albo jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteś  (np. umowy o pracę) lub jest to konieczne do podjęcia działań poprzedzających zawarcie takiej umowy, na Twój wniosek  – w takim przypadku udzielenie informacji nie jest obowiązkowe, ale jest konieczne do tego, aby umowa mogła być zawarta i wykonywana, albo

3. ponieważ jest to niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na ITFS, bądź

4. ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ITFS lub podmiot trzeci, takich jak marketing bezpośredni własnych produktów lub usług, dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, czy też wykorzystywanie danych do kontroli dostępu do budynków i pomieszczeń.

Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych dla celów innych niż wyżej wskazane bez uprzedniego poinformowania i, jeśli przepisy prawa tego wymagają, uzyskania Twojej zgody.

Gwarantujemy, że Twoje dane osobowe nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa lub przewidziany w wewnętrznych regulacjach ITFS. Przykładowo, prawo wymaga, aby dane o zatrudnieniu przechowywane były przez 50 lat, a dane podatkowe przez lat 5.  Informacje o kandydacie (imię i nazwisko, dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie, dane o kontaktach z nami, etc.) są dostępne w naszej bazie danych przez 3 lata od daty ich wprowadzenia do bazy lub od daty ostatniego kontaktu z kandydatem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

Kandydat, który nie życzy sobie, aby jego dane były przechowywane w bazie danych, może skontaktować się z nami i przekazać wniosek o ich usunięcie, podając swoje imię i nazwisko oraz inne dane (np. numer telefonu, adres mailowy) pozwalające nam na identyfikację jego rekordu w bazie danych.

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, możesz tę zgodę wycofać w każdej chwili. Musisz jednak rozumieć, że wycofanie przez Ciebie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania danych osobowych przed jej wycofaniem ani na legalność dalszego przetwarzania tych danych, jeśli postanowienie umowy lub przepis prawa na to zezwala lub tego wymaga od ITFS. Jeżeli zechcesz wycofać udzieloną nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, skontaktuj się z nami pod adresem: iod@itfs.com

W jakich sytuacjach Państwa dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane?

  1. Przeszukujemy bazę kandydatów i analizujemy ich profile w celu znalezienia odpowiednich kandydatów na stanowiska, na które prowadzimy rekrutację wewnętrzną lub rekrutację dla naszych klientów. Korzystamy z danych osobowych kandydatów lub dostawców także w celach administracyjnych, np. sporządzamy specyfikacje świadczonych usług rekrutacyjnych, wystawiamy faktury VAT, etc.;
  2. Kontaktujemy się z kandydatami w sprawach związanych ze świadczeniem przez nas usług: informujemy o interesujących ofertach pracy, prosimy o udzielenie dalszych informacji o sobie, a także, pod warunkiem uzyskania zgody, przekazujemy dane kandydatów klientom;
  3. Prowadzimy obsługę kadrowo – płacową i zarządzamy personelem. Realizujemy obowiązki związane z obsługą zatrudnienia pracowników stałych i tymczasowych, w tym w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy oraz medycyny pracy;
  4. Zapewniamy bezpieczeństwo. W tym celu możemy weryfikować tożsamość kandydatów, pracowników i osób trzecich mających wstęp do biur ITFS. Możemy także weryfikować posiadane dane o kandydatach i sprawdzać ich referencje. Weryfikujemy i monitorujemy aktywność w systemach i biurach ITFS, ponieważ pragniemy unikać jakichkolwiek nadużyć informacji zawartych w bazach danych i chronić interes ITFS oraz jej klientów;
  5. Wypełniamy obowiązki nałożone przepisami prawa. W niektórych przypadkach możemy podlegać obowiązkowi przechowywania danych o kandydatach. Przykładowo, jeśli poprosimy kandydata o udzielenie zgody na wykorzystywanie informacji o sobie, będziemy przechowywać tę zgodę, aby wykazać spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych.

Przekazywanie danych osobowych w procesie rekrutacji:

Udostępniamy dane kandydatów klientom i partnerom ITFS wyłącznie wtedy, gdy kandydat udzielił nam na to uprzedniej zgody (z wykluczeniem sytuacji udostępnienia danych klientom lub partnerom ITFS w formie zanonimizowanej).

Możemy przekazać Twoje dane osobowe:

  1. Klientom – oferujemy naszym klientom usługi z zakresu zatrudniania i obsługi administracyjnej pracowników, w tym usługi rekrutacyjne i outsourcingowe. Jeśli znajdziemy kandydata odpowiedniego na stanowisko, o którego obsługę zostaliśmy poproszeni, możemy przekazać klientowi informacje o takim kandydacie. Udostępniamy dane kandydatów naszym klientom wyłącznie wtedy, gdy kandydat udzielił nam na to uprzedniej zgody (chyba że dane są udostępniane klientom w formie zanonimizowanej).
  2. Dostawcom – może zaistnieć konieczność przekazania Twoich danych naszym dostawcom w celu umożliwienia im świadczenia nam usług (np. usługa udostępnienia serwera dla naszej bazy danych, usługa medycyna pracy, etc.). Jeśli informacje mają być udostępniane, zawieramy z takim dostawcą usług pisemną umowę, na podstawie której dostawca zobowiązuje się zapewnić należytą ochronę powierzonych informacji.

Przetwarzanie danych zgodnie z Polityką Prywatności może oznaczać transfer danych do innych krajów, w tym także krajów spoza Unii Europejskiej. Transfer może wynikać z tego, że klient lub dostawca jest zlokalizowany poza obszarem Unii Europejskiej. Nie jest wykluczone, że prawo kraju, do którego dane są transferowane przewiduje odmienny poziom ochrony danych, niż kraj kandydata, ale to zawsze będzie taki kraj, który Komisja Europejska uznała za zapewniający odpowiedni poziom zabezpieczeń danych osobowych albo podmiot, z którym została zawarta umowa taki poziom gwarantująca.

Podsumowanie:

  1. Dane kontaktowe użytkownika będą wykorzystywane wyłącznie w celach określonych treścią niniejszej Polityki.
  2. ITFS zapewnia, iż dane kontaktowe użytkowników nie będą przekazywane ani udostępniane podmiotom trzecim bez uzyskania uprzedniej zgody użytkownika.
  3. ITFS zastrzega sobie prawo do aktualizacji i korygowania Polityki Prywatności i Ochrony Danych Osobowych. Osoby, których dane osobowe przetwarzamy zostaną każdorazowo poinformowani o ewentualnych zmianach.
  4. Użytkownik, który chce zaktualizować swoje dane osobowe lub wycofać zgodę na ich przetwarzanie proszony jest o kontakt:

ITFS Sp. z o.o.
Al. Zwycięstwa 96/98
81-451 Gdynia
NIP: 584-272-68-52

lub za pomocą adresu: iod@itfs.com